Comment créer son tableau de suivi des concours ?
Plus les participations s’accumulent, plus il devient difficile de se souvenir de ce qui a déjà été fait, de ce qui peut être rejoué ou de ce qui arrive bientôt à échéance. Un tableau de suivi bien conçu permet de retrouver l’essentiel d’un coup d’œil, sans transformer les concours en travail administratif.
Après quelques dizaines de participations, la mémoire atteint vite ses limites. Ce concours a-t-il déjà été fait ? Peut-on rejouer demain ? Quand se termine-t-il ? Le gagnant a-t-il été annoncé ? Un simple tableau permet de retrouver toutes ces informations en quelques secondes et, surtout, d’éviter de transformer les concours en une succession d’onglets, de favoris et de notes éparpillées.
Pourquoi tenir un tableau quand on peut simplement participer et passer au suivant ?
Lorsqu’on ne fait que quelques concours de temps en temps, aucun système particulier n’est nécessaire. On remplit le formulaire, on valide et l’on n’y pense plus.
La situation change dès que les participations deviennent régulières.
Certains concours n’acceptent qu’une seule participation. D’autres permettent de revenir chaque jour ou chaque semaine. Certains durent quelques jours, d’autres plusieurs mois. Les résultats peuvent être annoncés immédiatement, publiés sur un réseau social ou communiqués bien après la clôture.
Très vite, les questions s’accumulent :
- ai-je déjà participé ?
- avec quelle adresse e-mail ?
- puis-je rejouer aujourd’hui ?
- le concours est-il toujours ouvert ?
- où se trouve son règlement ?
- quand dois-je vérifier le résultat ?
- ai-je répondu au message de l’organisateur ?
- le lot annoncé a-t-il bien été reçu ?
Un tableau de suivi n’augmente évidemment pas les chances offertes par un concours particulier. Son utilité est ailleurs : il évite de perdre des occasions simplement parce qu’on ne sait plus ce qui a déjà été fait ou ce qu’il reste à faire.
Excel, Google Sheets ou carnet : quel support choisir ?
Le meilleur tableau est celui que l’on ouvrira réellement.
Un fichier Excel convient parfaitement si l’on travaille surtout depuis un ordinateur et que l’on souhaite conserver ses données localement.
Google Sheets est pratique lorsque l’on veut consulter son tableau depuis plusieurs appareils sans avoir à transférer le fichier. Comme Excel, il permet de trier et filtrer les données pour n’afficher, par exemple, que les concours encore actifs ou ceux auxquels il est possible de rejouer.
Un carnet papier peut également fonctionner si l’on participe à relativement peu de concours et que l’on préfère une organisation analogique. Il devient simplement moins pratique dès que l’on veut classer rapidement les concours par date de fin ou retrouver toutes les participations quotidiennes.
Pour un suivi régulier, un tableur possède donc un avantage décisif : une seule liste peut être triée et filtrée de nombreuses façons sans avoir à recopier les informations.
Les colonnes vraiment utiles
L’erreur classique consiste à vouloir créer dès le départ un tableau très sophistiqué comportant vingt ou trente colonnes.
Plus il faut renseigner d’informations après chaque participation, plus le suivi devient fastidieux. Or un tableau abandonné au bout de deux semaines ne sert à rien.
Une première version peut se limiter à ces colonnes :
| Colonne | Ce qu’elle permet de suivre |
|---|---|
| Concours / Organisateur | Identifier immédiatement l’opération |
| Lot | Savoir ce que l’on tente de gagner |
| Lien | Retrouver directement le concours |
| Date de participation | Vérifier si l’on a déjà joué |
| Date de fin | Repérer les concours qui vont bientôt clôturer |
| Fréquence | Une fois / quotidien / hebdomadaire / autre |
| Prochaine participation | Savoir quand revenir si le règlement l’autorise |
| Statut | À faire / participé / à rejouer / terminé / gagné |
| Résultat / lot reçu | Suivre les gains jusqu’à leur réception |
Ce socle suffit déjà à répondre à presque toutes les questions pratiques.
D’autres colonnes peuvent être ajoutées plus tard si elles répondent à un besoin réel : plateforme utilisée, type de concours, date prévue d’annonce du gagnant ou encore commentaire particulier.
Le principe est simple : ne créez une colonne que si l’information qu’elle contient vous aidera réellement à prendre une décision.
À retenir
- Une ligne correspond idéalement à un concours.
- Commencez avec peu de colonnes et enrichissez le tableau uniquement si nécessaire.
- Les informations essentielles sont le lien, la date de participation, la date de fin, la fréquence autorisée et le statut.
- Une colonne Prochaine participation simplifie énormément les concours quotidiens ou hebdomadaires.
- Les filtres permettent ensuite de n’afficher que ce qui nécessite une action.
- Ne transformez pas le suivi en tâche administrative : quelques secondes après chaque participation doivent suffire.
Le secret : transformer le tableau en liste d’actions
Un bon tableau ne doit pas seulement conserver une trace du passé. Il doit surtout permettre de savoir ce qui mérite votre attention aujourd’hui.
C’est là que les colonnes Fréquence, Prochaine participation et Statut deviennent intéressantes.
Imaginons trois concours :
- le premier autorise une seule participation et se termine dans trois semaines ;
- le deuxième permet de participer chaque jour ;
- le troisième est terminé mais le résultat n’a pas encore été annoncé.
Ils ne demandent évidemment pas la même action.
Le premier peut être classé Participé et ne nécessite plus rien avant le résultat.
Le deuxième passe en À rejouer, avec la date de la prochaine participation.
Le troisième peut être classé Résultat à vérifier.
En quelques secondes, le tableau cesse alors d’être une archive et devient un véritable tableau de bord.
Utiliser des statuts simples
Il n’est pas nécessaire de créer une dizaine de catégories.
Six statuts suffisent largement :
À faire
Concours repéré mais participation pas encore effectuée.
Participé
Participation validée et aucune nouvelle action nécessaire pour le moment.
À rejouer
Une nouvelle participation est autorisée ultérieurement.
Terminé
Concours clôturé, sans action particulière.
Gagné
Un gain a été confirmé mais n’est pas encore forcément reçu.
Lot reçu
Le cycle est terminé.
On peut ajouter Résultat à vérifier si l’on suit régulièrement les annonces publiées par les organisateurs.
L’intérêt de ces statuts apparaît lorsque l’on active les filtres du tableur.
Excel comme Google Sheets permettent de filtrer une plage afin de masquer temporairement les lignes qui ne correspondent pas aux critères recherchés. On peut donc afficher uniquement les concours « À rejouer », les concours se terminant prochainement ou les gains encore en attente.
Comment gérer les concours auxquels on peut participer plusieurs fois ?
Ce sont eux qui bénéficient le plus d’un tableau.
Supposons qu’un règlement autorise une participation par jour. Il serait inutile de créer une nouvelle ligne quotidiennement. Le concours reste le même.
Il suffit de modifier :
Date de dernière participation → aujourd’hui
Prochaine participation → demain
Statut → À rejouer
Pour un concours hebdomadaire, on applique la même logique avec la prochaine date autorisée.
Il faut bien sûr suivre la fréquence prévue par le règlement, et non supposer qu’un concours peut être rejoué simplement parce que son formulaire reste accessible.
Cette différence évite deux erreurs opposées : oublier des participations supplémentaires autorisées ou, au contraire, envoyer des participations qui pourraient être considérées comme non conformes.
La date de fin est plus importante qu’elle n’en a l’air
La colonne Date de fin ne sert pas seulement à savoir quand un concours disparaîtra.
Elle permet de décider dans quel ordre traiter les participations.
Un concours intéressant qui se termine ce soir mérite davantage d’attention qu’un autre ouvert pendant encore deux mois.
Une fois les dates renseignées, il suffit de trier cette colonne de la plus proche à la plus éloignée pour faire remonter automatiquement les échéances.
Google Sheets permet de trier une plage selon une colonne et de créer des vues filtrées ; Excel propose de la même manière des outils de tri et de filtre sur les tableaux.
Cette simple opération évite que les concours urgents se perdent au milieu de la liste.
Faut-il utiliser des couleurs ?
Oui, mais avec modération.
Un tableau entièrement coloré finit rapidement par devenir moins lisible que le problème qu’il devait résoudre.
Quelques repères peuvent suffire :
- concours nécessitant une action prochainement ;
- concours terminés ;
- gains confirmés ;
- lots encore attendus.
L’information principale doit cependant rester dans une colonne Statut. La couleur ne devrait être qu’un repère visuel supplémentaire.
Cela permet également de continuer à utiliser correctement le tableau si les couleurs sont mal affichées sur un autre appareil ou si le fichier est imprimé.
Ajouter des filtres qui servent vraiment
À mesure que le tableau grossit, quelques filtres deviennent très pratiques.
« À faire aujourd’hui »
Afficher :
- les concours dont le statut est À faire ;
- les concours dont la Prochaine participation correspond à aujourd’hui.
C’est la vue opérationnelle.
« Se termine bientôt »
Trier les concours actifs par date de fin permet d’identifier immédiatement ceux qui arrivent à échéance.
« Gains à suivre »
Afficher uniquement les lignes ayant le statut Gagné mais pas encore Lot reçu.
« Archives »
Afficher les concours terminés lorsque l’on souhaite consulter l’historique sans encombrer la vue quotidienne.
Google Sheets permet notamment d’enregistrer plusieurs vues filtrées, ce qui évite de reconstruire ses filtres à chaque utilisation.
Mais même cette étape reste facultative. Pour commencer, un seul filtre sur la ligne d’en-tête est largement suffisant.
Faut-il conserver tous ses anciens concours ?
Pas nécessairement.
Au bout d’un an, le fichier peut contenir des centaines de concours clôturés qui n’ont plus aucune utilité immédiate.
Deux solutions sont possibles.
La plus simple consiste à créer un second onglet nommé Archives et à y déplacer régulièrement les concours terminés.
On peut également conserver toutes les lignes dans un seul tableau et utiliser les filtres pour masquer les archives.
Le bon choix dépend du volume. L’essentiel est que la liste quotidienne reste rapide à consulter.
Un petit nettoyage tous les deux ou trois mois permet également de supprimer :
- les liens devenus inutiles ;
- les doublons ;
- les concours annulés ;
- les informations personnelles qui n’ont aucune raison d’être conservées.
Même dans un tableau destiné uniquement à son usage personnel, il est judicieux de ne conserver que ce qui sert réellement au suivi. Le principe de minimisation mis en avant par la CNIL consiste justement à limiter les données aux informations nécessaires à l’objectif poursuivi.
Ce qu’il vaut mieux ne jamais mettre dans le tableau
Un fichier de suivi n’est pas un gestionnaire de mots de passe.
Évitez d’y inscrire :
- les mots de passe de vos comptes ;
- les coordonnées bancaires ;
- des copies de pièces d’identité ;
- des informations sensibles qui n’ont aucun intérêt pour le suivi.
Pour savoir quel compte a été utilisé, une mention très simple comme adresse e-mail concours suffit éventuellement.
Les mots de passe doivent rester dans un outil conçu pour les protéger. C’est justement un autre usage possible de RoboForm, présenté dans notre page RoboForm pour les concours : peut-il vraiment vous faire gagner du temps ?
Et si remplir le tableau prend trop de temps ?
C’est le meilleur signal qu’il est devenu trop compliqué.
Après avoir terminé une participation, renseigner le suivi devrait demander quelques secondes :
lien, date, fréquence, prochaine participation éventuelle et statut.
Si vous commencez à noter vingt détails différents, à créer des graphiques sophistiqués ou à passer davantage de temps sur le fichier que sur les concours, simplifiez-le.
L’objectif n’est pas de produire des statistiques parfaites sur votre activité.
Le tableau existe pour répondre rapidement à trois questions :
Qu’est-ce qui est déjà fait ?
Qu’est-ce que je dois faire maintenant ?
Qu’est-ce que je dois surveiller ensuite ?
Tout le reste est optionnel.
Tableau et RoboForm : deux outils complémentaires
Les trois pages de cette rubrique répondent en réalité à trois moments différents du même processus.
Comment participer à beaucoup plus de concours sans y passer ses journées ? permet d’organiser le temps et de regrouper les participations.
RoboForm pour les concours : peut-il vraiment vous faire gagner du temps ? réduit la saisie répétitive à l’intérieur des formulaires.
Le tableau de suivi intervient ensuite pour conserver une vision claire de l’ensemble.
On obtient ainsi une méthode très simple :
repérer → participer → enregistrer → rejouer si autorisé → vérifier le résultat.
À chaque étape, l’objectif reste le même : supprimer les manipulations inutiles plutôt que passer toujours plus de temps à chercher des concours.
Le point Bar à Chance
Un tableau de suivi peut sembler très éloigné de la chance. Pourtant, il illustre parfaitement une distinction importante : on ne maîtrise pas le résultat d’un tirage, mais on peut maîtriser beaucoup de choses avant et après ce tirage.
Ne pas oublier un concours intéressant. Revenir lorsqu’une nouvelle participation est autorisée. Vérifier un résultat. Répondre à temps à l’organisateur. Suivre un lot qui tarde à arriver.
Aucune de ces actions ne modifie le hasard.
Elles évitent simplement qu’une occasion déjà présente se perde à cause d’un manque d’organisation.
C’est une manière très concrète d’augmenter sa surface de chance : non pas essayer de contrôler ce qui est aléatoire, mais mieux gérer les opportunités sur lesquelles on possède réellement une marge d’action.
Le meilleur tableau de suivi des concours n’est ni spectaculaire ni particulièrement sophistiqué.
Une ligne par concours, quelques dates, un lien, une fréquence et un statut suffisent à transformer une accumulation de participations dispersées en système clair.
On sait ce qui a déjà été fait, ce qui peut être rejoué et ce qui mérite d’être vérifié. Les concours terminés disparaissent de la vue courante, tandis que les prochaines actions remontent immédiatement.
Une fois cette organisation mise en place, elle demande très peu d’entretien.
Et c’est précisément ce que l’on attend d’un bon système : qu’il fasse gagner du temps au lieu d’en réclamer davantage.
Pour aller plus loin
La méthode Bullet Journal — Ryder Carroll
La méthode de Ryder Carroll repose sur une idée très proche de celle développée ici : réunir dans un système simple les informations que l’on doit retrouver, suivre ou traiter, puis ne conserver que ce qui reste utile.
L’ouvrage existe en édition française, notamment en poche chez Le Livre de Poche, et sa disponibilité sur Amazon.fr a été vérifiée au moment de la rédaction.
Il peut être particulièrement intéressant pour les personnes qui préfèrent construire leur suivi des concours dans un carnet plutôt que dans un tableur.
Sources & bibliographie
Microsoft Support, « Filtrer les données d’une plage ou d’un tableau dans Excel » — utilisation des filtres pour afficher uniquement les données répondant à certains critères.
Google – Aide Éditeurs Google Docs, « Trier et filtrer les données » — tri, filtres et vues filtrées dans Google Sheets.
CNIL, « Les six grands principes du RGPD » et « Minimiser les données collectées » — principe consistant à limiter les données conservées à celles réellement nécessaires à l’objectif poursuivi.
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